業務マニュアルを作って考えたこと
～作るの大変だけど自分のためにもなると実感した話～
こんにちは、KJです。
2年ほど前から私が担当している仕事の業務マニュアルを作りはじめています。
きっかけは、ある顧客関連業務でちょっとしたシステムトラブルが発生したのですが、自分用の備忘録として文書にまとめているうちに、あれも書いておこう、これも書いておこうとして、記載内容がどんどん増えてしまったというわけです。
というのも、筆者がメインとしている米国のA社さん。
およそ1年に1度は絶望的になるくらいのトラブルが発生するのですが、サポートに問い合わせても要領を得ない返答がかえってくるばかりで困ってしまうことがほとんどで・・・。
そんなこともあって、前提知識として知っておかなければならない事項やトラブルが発生した際の対処方法を書いていくと必然的にページ数も増えてしまいました。
ということで、マニュアルを書くに当たって、まずはざっと以下の項目について整理してみました。
１．日頃行っている担当業務の洗い出しとその主な内容
２．業務で使用するシステム
３．業務で使用するエクセルやワードなどのファイルとその概要
４．過去に発生したトラブルと解決策
５．関連する他部署との役割分担およびその内容
本来であればマニュアルに記載すべき事項に抜けがないように目次を作り、どの項目で何を説明するかを決めて書いていけばいいのですが、自分用にまとめていた文書をベースに作成しはじめたため、ややまとまりの悪いマニュアルとなってしまったことは否めずちょっと反省しています。
分量も最終的には56ページにもになってしまいました。
一方で、マニュアルを書くことで改めて認識した良いこともあります。
もちろん、自分以外のほかの人が業務を担当するようになった際に役立つといったこともありますが、それ以外のメリットとして、マニュアルを書くことよって知識の整理ができ、これまであいまいだった部分を明確化したりするなど、自分自身にとってもためになるということです。
また、マニュアルを題材に部門内での研修などでも使えますので、部門内のコミュニケーションの活性化にも役立つことと思います。
知識や情報を記憶するには、文書にまとめたり人に伝えたりなど、何らかの形でアウトプットすることが大切だと何かの本で読んだ記憶があります。
これをお読みの皆様もこれまで蓄えてきた知識や貴重な経験があると思います。
もし、まだ日常業務のあれこれを文書にまとめていないのであれば、プロのライターが書いたようにきれいにすっきりとまとまらなくてもいので、自分の知識の棚卸しとしてマニュアルにまとめてみてははいかがでしょうか。きっと役に立つと思います。
※ちなみに当社では取扱説明書や操作マニュアル、業務マニュアルなど、テクニカルライディングを専門とするチームやや翻訳チームもあります。
マニュアル製作でお困りの際はぜひお問い合わせください。
